Os 5 Porquês (5-Why) – Análise da Causa Raiz

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O que é os “5 Porquês”?

Os “5 Porquês” é uma técnica para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema.

É uma técnica de análise que parte da premissa que após perguntar 5 vezes o porque um problema está acontecendo, sempre relacionado a causa anterior, será determinada a causa raiz do problema ao invés da fonte de problemas.

Esta ferramenta é muito usada na área de qualidade, mas na prática se aplica em qualquer área, e inclusive pode ser muito útil em seu dia a dia.

É uma ferramenta simples de resolução de problemas que foi desenvolvida por Taiichi Ono, pai do Sistema de Produção Toyota e consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender o que aconteceu (a causa-raiz).  Nada impede, porém, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam feitas. O número 5 vem da observação de Ono de que esse número costuma ser suficiente para se chegar a causa raiz.

Ele usa um conjunto específico de etapas, com instrumentos associados, para encontrar a causa primária do problema, de modo que você pode:

  • Determinar o que aconteceu.
  • Determinar por que isso aconteceu.
  • Descobrir o que fazer para reduzir a probabilidade de que isso vai acontecer novamente.

Por qual motivo são 5 porquês?

A razão é que geralmente quando indagados sobre o que causa um problema, o ser humano tende a culpar alguma coisa ao invés de raciocinar e realmente procurar a causa.

Geralmente se diz que:

No 1º porquê, temos um sintoma
No 2º porquê, temos uma desculpa
No 3º porquê, temos um culpado
No 4º porquê, temos uma causa
No 5º porquê, temos a causa raíz

Por que usar os cinco porquês? 

Ajuda você a identificar as causas do problema.

  • Ajuda você a determinar a relação entre as diferentes causas de um problema.

É uma das ferramentas de análise mais simples, pois é fácil de concluir, sem análise estatística.

  • É fácil de aprender e aplicar.

 

Como ele pode me ajudar?

Ao fazer repetidamente a pergunta “por quê?” , você pode descascar as camadas de um problema, assim como as camadas de uma cebola que pode levá-lo para a causa raiz de um problema.

A razão para um problema muitas vezes pode levar a uma outra pergunta e você poderá precisar de fazer a pergunta menos ou mais do que cinco vezes antes de chegar à origem de um problema.

Evite suposições e armadilhas lógicas e incentive a equipe a manter o foco até a verdadeira causa do problema.

Quando é que funciona melhor?

Ao identificar rapidamente a fonte de uma questão ou problema, você pode concentrar os recursos nas áreas corretas e garantir que você está abordando a verdadeira causa do problema, e não apenas os seus sintomas.

 

Como usá-lo

 

Como completar os cinco porquês 


  1. Anote o problema específico. Escrever ajuda a formalizar o problema e descrevê-lo com precisão e também ajuda a equipe a manter o foco no mesmo problema.

  2. Uso de brainstorming: perguntar por que o problema ocorre em seguida, escreva a resposta.
  3. Se esta resposta não identificar a fonte do problema, pergunte “por quê?” novamente e escrever novamente esta resposta.
  4. Volte para o passo três até que a equipe concorda que identificaram causa raiz do problema.Isso pode demorar menos ou mais do que cinco “porquês?”


Os cinco porquês pode ser usado de forma independente ou como parte de um diagrama de causa e efeito. O diagrama ajuda você a explorar todas as causas potenciais ou reais, que resultam em uma falha ou problema. Depois de ter estabelecido todas as entradas no diagrama de causa e efeito, você pode usar a técnica de cinco porquês para detalhar as causas.

No livro A Startup Enxuta, de Eric Ries o autor cita que  trata-se de um método simples e eficaz, perfeita para a tomada de decisão ágil que as pequenas empresas tanto necessitam hoje em dia.

Como argumento, Ries explica que na raiz de todo problema que parece técnico quase sempre há uma problemática humana. O método dos Cinco Porquês fornece uma oportunidade de descobrir qual pode ser esse problema humano.

Com esta ferramenta é possível investigar os padrões de efeitos negativos, encontrando defeitos ocultos no sistema, e descobrir as ações específicas que contribuíram para o problema.

Também é importante entender que esta é uma ferramenta limitada. Fazer 5 perguntas não substitui uma análise de qualidade detalhada. Uma das principais críticas à ferramenta, é que pessoas diferentes provavelmente chegarão a causas raiz diferentes com estas perguntas. Por isso o ideal é que as perguntas sejam feitas com participação de toda a equipe, para que gere um debate em torno das causas verdadeiras.

Além disso, frequentemente a causa de um problema será mais de uma. Se você usa somente esta ferramenta, pode estar deixando de lado outros fatores importantes para a melhoria de seus processos.

 

Em um de seus artigos, Bill Wilson cita outras perguntas que devem ser feitas para assegurar que a causa encontrada é correta:

 

  1. Que provas tenho de que esta causa existe? (É concreta? É mensurável?)
  2. Que provas tenho de que esta causa levará ao problema identificado? (Ou estou apenas fazendo suposições?)
  3. Que provas tenho de que esta é a principal causa que verdadeiramente leva ao problema? (Mesmo que seja um fator importante, a causa principal poderia ser outra).
  4. Algo mais deve ocorrer junto a esta causa para que o problema ocorra? (Serve para esclarecer se o problema não vem de uma combinação de fatores)

 

Em resumo, esta é uma boa técnica para resolver problemas simples e tomar os primeiros passos para problemas mais complexos, desde que você não se acomode e ache que seu problema está resolvido com 5 perguntinhas.

Quando for utilizar o processo, faça perguntas claras, objetivas e seja totalmente honesto.

Abaixo alguns exemplos de Problemas utilizando a Ferramenta:


Os clientes estão reclamando muito dos atrasos nas entregas.


1. Por que há atrasos nas entregas?
Porque o produto nunca sai da fábrica no momento que deveria.


2. Por que o produto não sai da fábrica quando deveria?
Porque as ordens de produção atrasam.


3. Por que as ordens de produção atrasam?
Porque o cálculo das horas de produção sempre fica menor do que a realidade.


4.Por que o cálculo das horas sempre fica menor do que a realidade?
Porque estamos usando um software ultrapassado.


5.Por que estamos usando um software ultrapassado?
Porque o engenheiro responsável ainda não recebeu treinamento no software mais atual.


6. Por que o engenheiro ainda não recebeu o treinamento no software mais atual?
Porque não há um planejamento adequado no processo de capacitação e treinamento.


Causa raiz: Falta de planejamento no processo de treinamento e capacitação.


Pelo exemplo, podemos ver que a causa raiz das reclamações dos clientes é a falta de planejamento no processo de treinamento e capacitação.  Se o responsável somente fizesse a primeira pergunta, tentaria mudar o sistema de transportes da empresa, o que provavelmente seria mais caro e não resolveria realmente o problema.


Uma fábrica de chocolates recebe muitas reclamações sobre seu produto final e o coordenador da qualidade decide por utilizar a metodologia dos 5 porquês com a sua equipe.

 

A maior parte das reclamações dizem que o chocolate não está mais crocante como antigamente.

1 – Por que o chocolate não está crocante?

Porque o produto chega muito tarde ao cliente e perde as suas características originais de produção.

2 – Por que o produto chega muito tarde ao cliente?

Porque a transportadora não consegue entregar em tempo hábil.

3 – Por que a transportadora não entrega em tempo hábil?

Porque ela realiza apenas uma viagem por semana transportando uma quantidade muito grande de produtos.

4 – Por que ela só realiza uma viagem por semana?

Porque a fábrica de chocolates identificou que entregando em apenas uma vez toda a sua produção semanal, os custos de transportes seriam reduzidos.

5 – Por que ela decidiu reduzir custos de transporte?

Para aumentar o lucro.

 

Poderíamos continuar fazendo várias perguntas, porém já temos uma conclusão importante para esse exemplo. A fábrica de chocolates decidiu aumentar seu ganho reduzindo suas despesas operacionais, no caso os custos de transporte. Porém, tomando essa decisão, ela acabou (talvez sem saber) abrindo mão da qualidade do seu produto, pois os chocolates já não chegam mais tão crocantes aos clientes, que exigem isso como um requisito do produto. Então, um exemplo de ação corretiva, seria flexibilizar a entrega, evitando assim esse problema.



Fontes e links consultados:

The New Toolbox Enxuta (p152)  – John Bicheno, Picsie Books 2006

The Toyota Field Book – Jeff Liker, 2004

Six Sigma – Determining the Root Cause: 5 Whys

http://www.abepro.org.br

http://ogerente.com/logisticando/

http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_Toyota_de_Producao

http://en.wikipedia.org/wiki/5_Whys

Site Hub


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Comentários

  1. Maribaldo Medeiros disse:

    Bom dia.
    Sou técnico de segurança do trabalho, primeiro parabenizar pelo excelente artigo.
    Mas, onde comprar LIVRO/APOSTILA, sobre a ferramenta dos 5 porquês e, que ajudaria na elaboração de relatório de acidente trabalho/automobilistico.
    Grato pela atenção, no aguardo.

  2. cinthia ferreira disse:

    Como consigo identificar as causas potenciais utilizando esta ferramenta?

  3. gil disse:

    muito bom esse material

    1. Admin disse:

      Agradecemos seu comentário! Caso queira, você poderá assinar nossa Newsletter na página inicial do blog, informando seu nome e e-mail e você receberá um resumo das novidades do blog.

  4. Publicação focada, de alta qualidade.
    Parabéns!

    1. Admin disse:

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  5. Cid Cley Potenciano disse:

    muito bom mesmo!!!!!!!!

    1. Admin disse:

      Obrigado pelo seu comentário! Assine nossa Newsletter na página inicial do blog, informando seu nome e e-mail e você receberá um resumo das novidades do blog.

  6. […] interessante notar que outro método que casa bem com a metodologia do queijo é o dos 5 porquês (5-why) que pode ser útil, porque embora se destine a encontrar a causa raiz, causas intermediárias […]

  7. CARMEN LUCIA RODRIGUES PEZZELLA disse:

    Excelente material. Gostaria muito de recebê-lo. Grata.

  8. Amanda Bastos Ferreira disse:

    Parabéns! Ótimo artigo.

  9. Reinaldo Quintino Leite disse:

    Estou com um problema. Um fornecedor em 90℅ das entregas os paletes chegam com shirik( filme) saindo, solto aberto. Já avisamos a chefia e pediram pra fazer o 5 porque. Como faço???
    Atenciosamentee
    Reinaldo

  10. Celso Ricardo lusni de Souza disse:

    Bom material, vou aplicalo na indentificação das causas das não conformidades nos formulários de melhorias onde trabalho.

  11. Marcelo Cabeda disse:

    QUE MARAVILHA DE ARTIGO. Muito Grato! Vou expandir com meus alunos de engenharia.
    M Cabeda

  12. […] Fonte: Qualidade Total / Venki / Blog Qualiteam […]