O programa dos novos 5 S

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Porque os 5 S – Programa criado no Japão em 1950 está tendo sucesso atualmente?

A ferramenta “5S” surgiu no Japão em 1950, criado pelo engenheiro de manutenção “Kaoru Ishikawa” que, após um estágio no EUA (derivado do plano Marshal) implanta a ferramenta no Japão. Na mesma época estava sendo fundado o “JPC” – Centro de Produtividade do Japão.

Os 5 S foi, portanto, a primeira ferramenta de envolvimento, participação e produtividade do Japão no pós guerra. Mais recentemente (1996) o programa foi alvo de um desenvolvimento por parte de um grupo de técnicos no Japão. Houve um fortalecimento da questão comportamental.

Os 5S são chamados de : “Base para Implementação da Qualidade Total”.

Sem exagero os 5S é um dos responsáveis pelo sucesso da empresa japonesa e pelo próprio reerguimento do Japão.
“Uma ilustração gráfica da importância desta ferramenta é uma árvore cujo tronco (base) representa os 5S, e os galhos os demais instrumentos japoneses conhecidos de gestão da qualidade e produtividade como por exemplo : TQC, CCQ, CCG, TPM, KANBAM, KAIZEN, etc.”

 O que é 5S ?
O nome deriva, simplesmente, de 5 palavras japonesas (nomeando os 5 passos da ferramenta) que iniciam com a letra S, como segue :

– Primeiro S (passo): Seiri
Significa: separar o necessário do desnecessário.

Este passo inicia-se com o “akafuda” (que é um cartão vermelho) que é aplicado pelos funcionários da empresa, nos objetos, equipamentos, móveis, papéis, arquivos, ou outros objetos que são considerados, pelos funcionários, como desnecessários ou não úteis e que devem ser removidos da área de trabalho.
Estes objetos removidos poderão ser descartados, consertados, transferidos, vendidos ou qualquer outra destinação.
Neste dia inicial é comum o ambiente da empresa apresentar vários cartões vermelhos que apontam objetos desnecessários para que sejam removidos.
– Somente após a remoção desses objetos (normalmente para uma área de descarte) é que dá-se início ao segundo S.

 – Segundo S (passo): Seiton
Significa: arrumar e organizar o ambiente.
O Seiton parte do princípio de que uma grande fonte de desperdício na empresa refere-se ao deslocamento de pessoas e à perda de tempo resultante na procura de objetos, documentos, ferramentas, materiais e etc, que nunca estão no lugar que deveriam estar!
A organização e arrumação é baseada em um sistema de comunicação visual, simples, que identifique e localize tudo na empresa. É um CEP (código de endereçamento postal) da empresa.
Quase tudo pode ser identificado para localização rápida. Deve-se evitar manuais e outros sistemas que possam burocratizar. Deve-se enfatizar a comunicação visual.

– Terceiro S (passo): Seiso
Significa: Limpar e, principalmente, manter limpo o ambiente, para facilitar a manutenção da área e dos equipamentos.
A limpeza é enfocada objetivamente neste passo. Ela é efetuada pelas próprias pessoas do setor, principalmente por causa da ação de inspeção. Isto quer dizer que não é só limpar mas, limpar inspecionando a sistemática de funcionamento do processo.
Normalmente as pessoas responsáveis pela limpeza na empresa deveriam ater-se às áreas de uso comum, por exemplo, banheiros, corredores, etc.

Estes são os três S operacionais, isto é, os S que se praticam.

Os outros dois restantes são de fundo filosófico, e servem como parâmetros de manutenção do sistema.

– Quarto S (passo): Seiketsu
Significa: manter tudo limpo, organizado, sinalizado e com asseio.
Este quarto S sugere a criação de um hábito.
Cada funcionário vai praticando e percebendo, por si mesmo a importância da continuidade do procedimento. Por exemplo, é importante limpar, mas é fundamental não sujar.
Como apoio a esse procedimento é implantado, normalmente, um sistema de “auditoria dos 5 S”, como uma forma de avaliação e premiação dos melhores setores da empresa.

– Quinto S (passo): Shitsuke
É o grande objetivo do programa.
Deriva, no idioma japonês, da palavra “shitsuku”, isto é: acostumado, incorporado.
E significa exatamente isso – Educação, de forma a que se executem os demais 4 S, de maneira natural e espontânea.
É comum, neste estágio, que os funcionários já tenham levado para suas casas o conceito dos 5S. A interferência no ambiente organizacional é patente e é esse clima motivacional que traz melhorias para a qualidade e produtividade da empresa.

O programa dos 5S é baseado, cientificamente, em princípios de educação (era matéria das escolas infantis, no Japão). Dessa maneira a técnica da repetição é consubstanciada na aplicação por ciclos, dos três primeiros S, que se repetem por três ou quatro vezes, da seguinte forma:

1- O primeiro ciclo de aplicação dos três primeiros S (Seiri, Seiton e Seisso) funciona como um aprendizado (aprende-se fazendo), como um teste de credibilidade da estrutura, e o envolvimento ainda é tímido (demora, em média, 40 dias para aplicação dos três primeiros S).

2- O segundo ciclo já denota percepção mais apurada, maior envolvimento e é nesse ciclo que inicia-se o processo de avaliação (demora, em média, 30 dias para a reaplicação dos três primeiros S).

3- O terceiro ciclo de aplicação já faz aparecer as primeiras iniciativas, começa o “ajuste fino” do processo e a manutenção do programa (seiketsu) já é uma realidade (demora, em média, 20 dias).

4- No quarto ciclo de aplicação dos três primeiros S já nota-se o fator de assimilação da cultura, a ação é autônoma e o processo irreversível (demora, em média, 15 dias).

Estes são os 5S.

Seus fatores diferenciais são:

  • Pouca e facílima teoria;
  • Altamente abrangente;
  • Participativo por essência (esta participação inicia-se com a aplicação do cartão vermelho, pelos funcionários);
  • Fácil adesão das bases (produtivas e administrativas);
  • Metodologia sistemática e científica;
  • Formação de multiplicadores;
  • Predominantemente visual e resultados concretos!

Não é um “housekeeping“¹. Trata-se de um programa comportamental, de grande potência, eminentemente participativo e uma preparação para o Kaizen e para a compreensão da qualidade e da produtividade como fator diferencial não só das empresas, mas principalmente das pessoas.

Esta é a razão pela qual os 5S’s são um sucesso!

Fonte: Artigo extraído do Jornal Diário Popular

Bernardo Leite Moreira – LMC & Partners Consultoria Organizacional

¹ Durante muito tempo esses dois programas foram difundidos como sendo sinônimos, mas a verdade é que são metodologias diferentes. O Housekeeping, assim como sua tradução, possui o conceito de “arrumar a casa”, sendo um programa voltado para o aspecto físico da empresa, enquanto o 5S está voltado para uma mudança de paradigma no comportamento da empresa.

 

 

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Comentários

  1. ailton rocha gomes disse:

    TENHO DUVIDAS SOBRE A CORRETA APLICAÇÃO DO METODO.