Dicas para administrar melhor os e-mails no trabalho.

FacebookGoogle+

Há alguns anos, o e-mail era considerado uma ferramenta de produtividade, mas a chegada dos spams atrapalhou esse status. Embora ainda seja uma das ferramentas mais usadas, o e-mail perde importância no cenário atual e, um estudo da Universidade Católica de Louvain, na Bélgica, divulgou recentemente que o excesso de e-mails nas empresas está relacionado com o aumento de estresse dos trabalhadores, assim como com a perda de produtividade das companhias. Segundo a professora responsável pela pesquisa, Caroline Sauvahol-Rialland, o excesso de e-mails e de informação em geral acarreta riscos sociais e psíquicos para os empregados e empobrece a empresa.

Parece assustador, mas essa é uma realidade para muitas pessoas, principalmente para aquelas que utilizam o e-mail como uma ferramenta de trabalho. É claro que o aumento da velocidade dos meios de comunicação trouxe benefícios para a sociedade em geral, porém, algumas de suas consequências preocupam. Segundo uma pesquisa realizada pela empresa Triad PS, o brasileiro gasta em média três horas diárias para ler, organizar, classificar e depois responder os e-mails.

O foco tem de ser na redução do tempo que lidamos com e-mail e para isso existem diversas estratégias.

Segue abaixo algumas dicas adaptadas e mescladas de diversas fontes, de como administrar e gerenciar e-mails, relacionados ao fim do post.

Veja o seu e-mail a cada 2 horas – Se você ficar com seu e-mail aberto a todo momento, você terá mais interrupções, além de aumentar seu nível de estresse, ansiedade e vai fazer você multi-tarefar. Se a coisa for urgente de verdade, as pessoas vão te ligar. Se as pessoas não podem esperar duas horas para obter uma resposta sua, o seu problema não é e-mail, pense nisso.

Escreva de forma objetiva – Tome por hábito escrever seus e-mails em até cinco linhas e peça aos outros que façam o mesmo ao escrever-lhe;

Se for urgente, não mande e-mails – É necessário que as pessoas adotem essa política de resolver as urgências pessoalmente ou então por telefone. Isso porque, além de facilitar a organização da caixa de entrada daquele que receberia a mensagem, faz com que o problema seja resolvido muito mais rapidamente com uma conversa direta.

Deixe claro os seus objetivos. Envie as mensagens da maneira mais clara e objetiva possível. Se está disposto a fazer um acordo, por exemplo, seja pró ativo e lidere sua comunicação expressando logo o que pensou. Agindo assim você evita perder tempo aguardando que alguém tome a iniciativa. Mesmo que a contraparte discorde de você, o retorno tende a ser mais rápido e eficiente.

Use “PSC” ou “FYI”. Ou qualquer sigla que cumpra a função de informar ao seu destinatário que aquela mensagem contém informações que provavelmente são relevantes para ele, ao mesmo tempo em que não requer uma resposta (pelo menos não num curto espaço de tempo). Se você nunca ouviu falar das siglas, elas significam “Para Seu Conhecimento” e “For Your Information”.

Avise se for demorar para responder. Caso você por algum motivo não possa responder à mensagem no tempo que acha que seu destinatário espera, faça a gentileza de respondê-la pelo menos avisando que vai demorar. Esta ação é especialmente importante se houver uma tarefa de sua responsabilidade que não poderá ser executada no prazo previsto.

Cuidado com a opção “responder a todos”. Nas mensagens enviadas a grupos enormes de pessoas, não use a opção “responder a todos” a menos que seja absolutamente necessário. Nesses casos, a mensagem original é para todos, mas a sua resposta provavelmente não.

Organize-se. Deixe na caixa de entrada somente assuntos pendentes de resposta ou solução, assim que responder retire-o da caixa de entrada e arquive-o em pastas e sub-pastas para facilitar a localização futura.

Não confie na sorte. Mantenha backup de suas pastas em um local seguro.

DICAS DE COMO GERENCIAR SEUS E-MAILS:

O bom uso do e-mail consegue definir o profissional produtivo do improdutivo.  A capacidade de lidar com as interrupções é um exercício diário de assertividade e objetividade, isso é uma questão de sabedoria na gestão do seu tempo. Procure planejar bem suas atividades e evite mensagens desnecessárias.

Quem não se desespera diante de uma caixa de mensagens completamente lotada? Além da trabalheira, zerar a caixa de entrada e responder os e-mails pode fazer com que o profissional relegue a segundo plano tarefas mais importantes. Veja o que dizem os especialistas para que o e-mail não domine o seu dia:

  • Seja honesto consigo mesmo: você é compulsivo ou seu trabalho realmente exige rapidez nas respostas? Lute contra a pressão de responder imediatamente a toda e qualquer mensagem. Aprenda a ajustar seu tempo para não criar expectativas e ficar condenado a uma rotina de respostas imediatas;
  • Não é a quantidade de e-mail que você recebe, mas quanto tempo você gasta respondendo as mensagens que importa. Tente não passar mais de uma hora respondendo e apagando as mensagens. Distribua esta tarefa em períodos do dia, em vez de tentar zerar sua caixa de entrada de uma só vez.
  • Para não ficar escravo do e-mail, programe uma mensagem dizendo que está fora de sua sala ou da empresa e peça que te liguem depois, mesmo que fora do horário comercial. Muitas pessoas podem se sentir constrangidas de fazê-lo e é uma boa maneira de filtrar as mensagens;
  • O uso de programas de filtragem podem ajudar a reduzir o tempo para esvaziar suas caixas de mensagens. Esses programas podem limitar a abertura de e-mail de acordo com o tamanho ou origem dos mesmos, ou ainda limitar o recebimento diário de mensagens e podem ser personalizados.
  • Ajuste seus hábitos: essa é a melhor forma de reduzir a ansiedade causada pela sobrecarga de e-mails e melhorar a sua produtividade.

Fontes consultadas:

http://oglobo.globo.com/economia/emprego/nao-deixe-e-mail-administrar-sua-vida-no-trabalho-2926737

http://www.traineeambev.com.br/2011/04/19/10-dicas-para-gerenciar-melhor-sua-caixa-de-e-mails/

http://www.andersonhernandes.com.br/2011/05/09/10-dicas-para-administrar-seus-e-mails/

http://www.adnews.com.br/artigos/dicas-para-administrar-melhor-os-e-mails-no-trabalho

 

 


Recommend to a friend