Benchmarking

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A necessidade de avaliar o desempenho das empresas de forma comparativa e sistemática, procurando identificar e atuar nos fatores de sucesso e de insucesso, fez com que se desenvolvesse uma nova ferramenta de gestão (metodologia) conhecida por Benchmarking.

É um processo de pesquisa, contínuo e sistemático, para avaliar produtos, serviços e métodos de trabalho, para melhorar o desempenho das empresas e conquistar a superioridade em relação à concorrência.

O benchmarking consiste em aprender com outras empresas, independente da dimensão ou setores de atividades, sendo um trabalho de grande intensidade, que requer bastante tempo e disciplina. Consiste na procura de melhores práticas de administração como forma de ganhar vantagens competitivas. Faz uso de pontes de referências que funcionam em vez de criar algo novo.

Os japoneses têm uma palavra para o fenômeno do benchmarking: dantotsu. Isso significa lutar para tornar-se o “melhor do melhor”, com base em um  processo de alto aprimoramento que consiste em procurar, encontrar e superar os pontos fortes dos concorrentes.

Ao contrário de outras ferramentas de planejamento, o Benchmarking encoraja as companhias a procurar, além de suas próprias operações ou indústrias, por fatores-chaves que influenciem a produtividade e os resultados. Essa filosofia pode ser aplicada a qualquer função, o que geralmente produz melhores resultados quando implementado na companhia como um todo.

Inicialmente empregada pela Xerox Corporation a fim de enfrentar o desafio competitivo japonês dos anos 70, o Benchmarking incorpora a busca da excelência, o desejo de ser “o melhor dos melhores”.

Trata-se de um foco externo nas atividades, funções ou operações internas, de modo a alcançar a melhoria contínua. Pode ser estabelecido a qualquer nível da organização, em qualquer área funcional.

O Benchmarking tem por meta a eliminação dos processos que estão prejudicando a organização ou gastando recursos excessivos, com uma geração de valor questionável. Enquanto todos os processos podem se aperfeiçoados, a preocupação predominante continua sendo obter o máximo de benefício de cada centavo gasto com a melhoria de processos.

A ideia por trás do Benchmarking  é de que ninguém é melhor em tudo. Então “copiar” modelos de outras empresas significa “economizar” tempo e trabalho.

Por definição as “cópias” nunca serão iguais. Haverá sempre ajustes, adaptação e aprimoramentos, o que garante a “evolução” da ideia original.

Depois de conhecer todos os conceitos a respeito do benchmarking, discutir suas aplicações, analisar os seus processos, e conhecer os resultados positivos que muitas organizações no mundo inteiro tem conseguido com sua utilização, podendo sem dúvida ter a certeza que é uma ferramenta que agrega e cria muitos benefícios.

Temos em muitos livros, os depoimentos de vários executivos de organizações que são consideradas referências em excelência no mundo dos negócios; grupos empresariais como: 3M Company, American Express Company, Toyota, General Electric, Johnson & Johnson, e a Xerox Company, que talvez foi uma das organizações que mais divulgou os benefícios que conseguiu com a utilização do benchmarking.

Listar todos os benefícios que benchmarking proporciona às organizações, é uma tarefa extremamente difícil, pois o benchmarking é uma ferramenta de melhorias contínuas, e busca capacitar as pessoas a um aprendizado rápido, onde a busca de melhores ideias deve ser uma constante dentro das organizações. Podemos dizer que o benchmarking tornou-se uma das principais ferramentas no gerenciamento de processos de qualidade total.

Vale ressaltar que a etapa de planejamento é imprescindível para que a empresa determine quais atividades-chave são essenciais para o seu sucesso. A partir do momento em que essas atividades são priorizadas, a empresa poderá direcionar melhor os recursos para o benchmarking. A escolha das empresas que servirão como referência é um fator determinante para o seu sucesso. Porém, é importante que estas estejam dispostas a compartilhar informações.

É importante destacar que na etapa de implementação de melhorias, a equipe responsável pelo benchmarking deve elaborar um plano de ação para ser adotado na empresa. As descobertas das atividades das melhores organizações devem ser transformadas em ações estratégicas, visando à melhoria. Nesta etapa, também será importante o estabelecimento
de critérios para acompanhar os resultados alcançados. A monitoração dos resultados é um pré requisito  importante para que as empresas sejam bem-sucedidas com a adoção do benchmarking.

Esta técnica auxilia as organizações a:

  • Eliminar o processo de aprendizagem na base da tentativa e erro;
  • Implantar práticas, comprovadamente eficazes;
  • Realizar melhorias de maneira mais rápida, aprendendo com outras.

O benchmarking está dividido em três etapas:

  • Planejamento

Para que possa ser realizado com sucesso e trazer resultados que venham contribuir para a maximização da competitividade organizacional, é preciso dar a mesma atenção e importância para cada uma dessas etapas.

A fase de planejamento exige habilidade para se analisar as questões que se escolhe para encaminhar por meio do benchmarking e depois requer habilidades organizacionais para garantir que o estudo seja planejado para ser executado harmoniosamente e com sucesso” (BOXWELL, 1996, p.54).

No planejamento, a empresa irá determinar quais os processos, produtos e/ou serviços serão medidos e comparados; determinar os fatores-chave a serem medidos e identificar as empresas que executam com excelência de desempenho as práticas que serão analisadas.

  • Execução

“Finalmente, chegamos ao coração do benchmarking. Tudo preparado, agora é a hora do trabalho principal – e da recompensa pelos esforços” (BALM, 1995, p.117).

Nesta etapa, a empresa irá analisar o desempenho das organizações que serviram como marco de referência. O objetivo é quantificar tal desempenho e, acima de tudo, entender como essas organizações obtiveram os resultados apresentados.

Posteriormente, as empresas irão analisar o seu próprio desempenho e comparar com o das organizações-alvo.

A importância da coleta de dados, para o sucesso da fase de execução, surge da necessidade de se ter informações relevantes, com dados sólidos e confiáveis que venham identificar novas práticas de gestão para ser aplicadas e fortalecer e/ou criar vantagens competitivas para a empresa. É  importante que esta deixe claro, quando entrar em contato com um possível parceiro de benchmarking, a sua intenção em obter informações sobre as suas práticas administrativas. Em contrapartida, ela deve fornecer informações sobre suas próprias atividades, mostrando que não quer copiar e sim compartilhar dados.

Neste caso, será benéfico enviar com antecipação uma carta constando a área de interesse a ser analisada, os fatores-chave a serem medidos e um conjunto de perguntas para discussões.

Após a empresa coletar os dados de seus parceiros, medir o desempenho deles e comparar aos seus, a próxima etapa do benchmarking é a

  • Implementação de melhorias

“É nesse momento crítico do estudo que a ação da equipe ou a falta dela determina se o estudo será um sucesso ou não. Se mudanças não forem feitas, se a equipe não se tornar  catalisadora para fazer as coisas acontecerem, o seu benchmarking pode transformar-se em perda de tempo” (BOXWELL, 1996, p.124).

Nesta etapa a empresa deverá desenvolver um plano, visando atingir ou ultrapassar as que possuem as melhores práticas; obter o compromisso da administração e dos colaboradores além de implementar e monitorar os resultados.

A Importância do Planejamento

Um planejamento bem feito irá afastar ou reduzir as chances de algo sair errado em um estudo de benchmarking. As empresas ao decidirem por essa estratégia devem estabelecer metas de melhorias e saber quais resultados esperam alcançar. Essas devem dar atenção especial a três importantes itens:

  • as atividades em que será feito o benchmarking;
  • os fatores-chave a serem medidos e;
  • a identificação das empresas que servirão de referência no estudo.

Mas talvez um dos maiores benefícios que o benchmarking veio trazer as organizações foi a capacidade de reação e adaptação diante das mudanças, pois com o advento da globalização, o tempo é considerado um fator de extrema importância para que as organizações mudem suas estratégias e continuem competitivas e lucrativas diante desse mercado sem fronteiras.

Isto quer dizer que a cada inovação já se inicia um novo ciclo de aprendizagem e melhorias.

É esta contínua renovação do processo que propicia o desenvolvimento de uma empresa e seus objetivos. Bogan e English in Benchmarking – Aplicações Práticas e Melhoria Contínua, cita as vantagens de Benchmarking, consideradas por ele:

  • Melhora a qualidade organizacional.
  • Conduz a operações de baixo custo.
  • Facilita o processo de mudança.
  • Expõe as pessoas a novas ideias.
  • Amplia a perspectiva operacional da organização.
  • Cria uma cultura aberta a novas ideias.
  • Serve como catalisador para o processo de aprendizagem.
  • Aumenta a satisfação dos funcionários da linha de frente através do envolvimento, aumento de sua autoridade e um senso de domínio sobre o trabalho.
  • Testa o rigor das metas operacionais internas.
  • Vence a natural descrença dos funcionários da linha de frente sobre a possibilidade de melhoria do desempenho.
  • Cria uma visão externa para a empresa.
  • Aumenta o nível organizacional de máximo.

 

 

Fontes Consultadas:

BALM, Gerald J. Benchmarking um guia para o profissional tornar-se – e continuar sendo – o melhor dos melhores. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1995.
BOGAN, Christopher E.; ENGLISH, Michael J. Benchmarking, aplicações práticas e melhoria contínua. São Paulo: Makron Books, 1996.
BOXWELL, Robert J. Vantagem competitiva
MERHI, Daychoum; 40+10 ferramentas e técnicas de gerenciamento. Brasport, 2013
BOXWELL, Robert J. Vantagem competitiva através do benchmarking. São Paulo: Makron Books, 1996.
CAMP, Robert C. Benchmarking: identificando, analisando e adaptando as melhores práticas da administração que levam a maximização da performance empresarial – o caminho da qualidade total. São Paulo: Pioneira, 1993.
LINCOLN, Sarah; PRICE, Art. O que os livros de benchmarking não dizem. HSM Management. São Paulo, vol. 1, nº 3, p. 70-74, Jul/Ago. 1997.

 

 

 

 

 

 

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Comentários

  1. willian disse:

    muito bom